Der Check-In ...

 

 

Der Check-In ist sehr wichtig für den guten ersten Eindruck des Hauses beim Gast. Wird er nicht sorgfältig, professionell und gastfreundlich ausgeführt, kann man schon gleich von der ersten schlechten Bewertung ausgehen.

Damit der Gast sich also willkommen und wohl fühlt, sollte man folgende Schritte beim Check-In beachten:

 

Check-In eines Gastes mit Reservierung

  1. Begrüßung des Gastes mit aktueller Tagesgrußformel und bei Stammgästen wenn möglich mit Namen
  2. Wenn der Gast seinen Namen genannt hat, überprüft man die Reservierung im System. Dazu zählen die Anzahl der Personen, Anzahl der Nächte, Abreisedatum, Zimmerkategorie bzw. Zimmertyp
  3. Den Gast bitten den Meldeschein auszufüllen
  4. Kontrollieren ob der Meldeschein korrekt ausgefüllt, alle benötigten Daten vorhanden und unterschrieben ist. Reisen ausländische Gäste an, müssen die Daten mit dem Ausweis kontrolliert werden
  5. Je nachdem wie das Hotel es handhabt, wird sich nach einer Zahlungssicherheit erkundet, entweder in Form einer Kreditkarte oder einer Vorauszahlung bzw. einem Cash Deposit, welches der Gast nach Abreise wieder erhält.
  6. Dem Gast wird der Zimmerschlüssel und der Hotelpass (wenn im Haus vorhanden) ausgehändigt. Meist ist es eine Key-Card, die in einem Key-Card-Jacket steckt, einem kleinen Papierumschlag, auf dem die Zimmernummer steht. Bitte vorsichtig mit der Nennung der Zimmernummer! Es geht keinen anderen Gast etwas an, deshalb bei einer vollen Lobby diskret sprechen bzw. nur dann die Zimmernummer nennen, wenn keine andere Person in der Nähe ist.
  7. Dem Gast eventuelle Willkommensgutscheine für die Bar, Internetcodes oder sonstige Unterlagen, erhaltene Nachrichten oder Post aushändigen
  8. Wird der Gast nicht auf sein Zimmer geleitet, werden die Etage genannt und den Weg zu dem Zimmer erklärt. Ebenfalls mitgeteilt werden Dinge wie: Frühstückszeiten und Öffnungszeiten des Restaurants und der Bar mitgeteilt, eventuelles Benutzen der Zimmerkarte für den Strom im Zimmer, Parkmöglichkeiten, Benutzung des Wellnessbereiches, etc.
  9. Bringt man den Gast zu seinem Zimmer, erklärt man ihm die oben stehenden Punkte auf dem Weg bzw. in seinem Zimmer.
  10. In beiden Fällen wünscht man dem Gast einen schönen Aufenthalt und sagt ggfs. einen Satz wie: "wenn Sie Fragen oder Wünsche haben, können Sie uns 24 Stunden an der Rezeption erreichen"
  11. Den Check-In im System vermerken, die Gastdaten ins System einpflegen und den Meldeschein in das Zimmerfach legen

 

Check-In eines Stammgastes

  1. Begrüßung des Gastes mit aktueller Tagesgrußformel und Namen
  2. Überprüfen der Reservierung im System. Dazu zählen die Anzahl der Personen, Anzahl der Nächte
  3. Meldeschein unterschreiben lassen
  4. Meist ist bei Stammgästen eine Kostenübernahme vorhanden, sodass man von dem Gast keine Kreditkarte bzw. eine Vorauskasse erfragen muss. Das ist aber jedem Hotel selbst überlassen.
  5. Dem Gast wird der Zimmerschlüssel und der Hotelpass (wenn im Haus vorhanden) ausgehändigt. Meist ist es eine Key-Card, die in einem Key-Card-Jacket steckt, einem kleinen Papierumschlag, auf dem die Zimmernummer steht. Bitte vorsichtig mit der Nennung der Zimmernummer! Es geht keinen anderen Gast etwas an, deshalb bei einer vollen Lobby diskret sprechen bzw. nur dann die Zimmernummer nennen, wenn keine andere Person in der Nähe ist.
  6. Da der Stammgast sich meist hervorragend im Hotel auskennt braucht man ihm natürlich keine weiteren Infos zum Hotel geben
  7. Einen schönen Aufenthalt wünschen
  8. Den Check-In im System vermerken, die Gastdaten ins System einpflegen und den Meldeschein in das Zimmerfach legen

 

Check-In einer Reisegruppe

  1. Meist begiebt sich der Reiseleiter an die Rezeption, diesen mit der aktuellen Tagesgrußformel begrüßen
  2. Wenn der Gast den Gruppennamen sagt, überprüft man die Reservierung im System. Dazu zählen die Anzahl der Personen, Anzahl der Zimmer, Anzahl der Nächte, Abreisedatum
  3. Den Reiseleiter bitten den Meldeschein auszufüllen (bei Gruppen genügt die Unterschrift vom Reiseleiter)
  4. Kontrollieren ob der Meldeschein korrekt ausgefüllt, alle benötigten Daten vorhanden und unterschrieben ist. Reisen ausländische Gäste an, müssen die Daten mit dem Ausweis kontrolliert werden
  5. Reisegruppen zahlen meist einen gewissen Betrag als Depo an und zahlen den Rest bei Abreise 
  6. Entweder gibt man alle Zimmerschlüssel an den Reiseleiter oder gibt sie den Gästen selbst. Meist ist es eine Key-Card, die in einem Key-Card-Jacket steckt, einem kleinen Papierumschlag, auf dem die Zimmernummer steht. Bitte vorsichtig mit der Nennung der Zimmernummer! Es geht keinen anderen Gast etwas an, deshalb bei einer vollen Lobby diskret sprechen bzw. nur dann die Zimmernummer nennen, wenn keine andere Person in der Nähe ist.
  7. Entweder erklärt man dem Reiseleiter die Hotelinfos oder gibt sie den Gästen selbst
  8. Werden die Koffer der Gäste vom Personal aufs Zimmer gebracht, wird ein Schild mit der Zimmernummer an den Koffern angebracht
  9. Den Gästen einen schönen Aufenthalt wünschen
  10. Den Check-In im System vermerken, die Gastdaten ins System einpflegen und den Meldeschein in das Zimmerfach legen